Vedenie zoznamov a evidencií
Evidencia pre stupeň utajenia Vyhradené obsahuje
- podkladové materiály k vykonaniu bezpečnostnej previerky (vyplnený osobný dotazník osoby, životopis, výpis z registra trestov,* písomný súhlas s oprávnením oboznamovať sa s utajovanými skutočnosťami a s vykonaním bezpečnostnej previerky),
- vyhodnotenie bezpečnostnej previerky I. stupňa, ak nejde o osobu, ktorá je držiteľom platného osvedčenia,
- kópiu záznamu o určení a kópiu vyhlásenia o mlčanlivosti,
- kópiu záznamu o zániku určenia,
- ďalšie skutočnosti oznámené na základe zákona.
* Evidencia obsahuje výpis z registra trestov ak ide o osobu, ktorej sa začala vykonávať bezpečnostná previerka po 1. januári 2008.
Zoznamy pre stupeň utajenia Prísne tajné, Tajné a Dôverné obsahujú
- základné identifikačné údaje oprávnenej osoby (meno a priezvisko, rodné číslo, štátne občianstvo),
- pracovné zaradenie alebo funkciu,
- dátum vydania, číslo osvedčenia a stupeň utajenia,
- dátum vykonania určenia,
- dátum zániku určenia.
Zoznam funkcií, pri výkone ktorých sa môžu oprávnené osoby oboznamovať s utajovanými skutočnosťami
Zoznam obsahuje najmä funkciu a stupeň utajenia.
V zozname funkcií vedúci určuje funkcie, pri ktorých výkone sa môžu oprávnené osoby oboznamovať s utajovanými skutočnosťami.
Aby sa osoba zastávajúca funkciu, ktorú vedúci určil v zozname funkcií na oboznamovanie sa s utajovanými skutočnosťami, mohla oboznamovať s utajovanými skutočnosťami, musí byť oprávnená. Z uvedeného vyplýva, že osoby, zastávajúce funkcie, pri ktorých výkone sa môžu oprávnené osoby oboznamovať s utajovanými skutočnosťami, musia byť oprávnené na oboznamovanie sa s utajovanými skutočnosťami príslušného stupňa a rozsahu, a to po celú dobu výkonu takto určenej funkcie.
Úrad akceptuje vedenie evidencií a zoznamov v elektronickej podobe. Vedúci musí zabezpečiť zaznamenanie stavu (v listinnej podobe – vytlačením, v elektronickej podobe – zálohovaním) pri každej aktualizácii (s uvedením dátumu) tak, aby bol schopný predložiť tieto zoznamy a evidencie na kontrolu za predchádzajúce obdobie. Zoznamy a evidencie predložené na kontrolu musia byť schválené vedúcim alebo ním povereným bezpečnostným zamestnancom.
Ak sa oprávnenej osobe zmenila potreba oboznamovania sa s utajovanými skutočnosťami zo stupňa utajenia Prísne tajné, Tajné alebo Dôverné na stupeň utajenia Vyhradené, evidencia obsahuje
- kópiu písomného oznámenia úradu o výsledku bezpečnostnej previerky, alebo kópiu overenia platnosti osvedčenia úradom,
- kópiu záznamu o určení a vyhlásenia o mlčanlivosti pre stupeň utajenia Vyhradené,
- ďalšie doklady, napríklad kópiu záznamu o zániku určenia osoby oboznamovať sa s utajovanými skutočnosťami, oznámenie zmeny priezviska, rodinného stavu, bydliska, štátnej príslušnosti a bezúhonnosti.
Evidencia oprávnených osôb, ktorým zaniklo oprávnenie oboznamovať sa s utajovanými skutočnosťami stupňa utajenia Vyhradené, sa vedie jeden rok po zániku tohto oprávnenia.
Evidencie a zoznamy musia zodpovedať aktuálnemu stavu!